Mietrecht

Übergabeprotokoll und Abnahmeprotokoll bei Mietverträgen für Wohnungen und Gewerberäume

Aus Sicht des Vermieters werden die Räume bei Vertragsbeginn übergeben und bei Vertragsende wieder vom Mieter abgenommen. Aus der Sicht des Mieters sieht es umgekehrt aus, er nimmt die Mieträume bei Vertragsbeginn ab und bei Vertragsende übergibt er sie wieder an den Vermieter, so dass der Begriff „Übergabe und Übergabeprotokoll“ teilweise Synonym für beide Vorgänge benutzt wird.

Man kann bei der Vermietung von Wohn- und Geschäftsräumen zwischen Übergabe- und Abnahme unterscheiden.

Im Folgenden bezeichnen wir aber die Übergabe der vermieteten Räume (Wohnraum oder Nichtwohnraum) an den Mieter als Übergabe. Das Übergabeprotokoll wird also am Anfang des Mietverhältnisses erstellt.

Und die Abnahme ist die Rücknahme der Vertragsräume durch den Vermieter am Ende des Mietverhältnisses, bei der ein Abnahmeproll erstellt werden kann.

1 Welchen Zweck haben Übergabe- und Abnahmeprotokoll ?

Nicht selten entsteht Streit zwischen Mieter und Vermieter über den Zustand der Vertragsräume.

Übergabe-und Abnahmeprotokoll sollen der Beweiserleichterung über den Zustand der Mietsache dienen.

1.1 Übergabeprotokoll bei Vertragsbeginn

Während des Mietverhältnisses kann es dazu kommen, dass der Mieter Mängel feststellt und deren Beseitigung verlangt. Es stellt sich dann immer die Frage, welchen Zustand der Vermieter schuldet und dafür ist zumeist auch die Frage wichtig, in welchem Zustand die Mietsache vermietet und übergeben wurde.

Nach allgemeinen Beweislastgrundsätzen muss der Vermieter beweisen, dass er seine vertragliche Pflicht, dem Mieter die Mietsache in vertragsgemäßem Zustand zu überlassen, erfüllt hat.

Demgegenüber trägt nach Überlassung der Mietsache gemäß § 363 BGB grundsätzlich der Mieter die Beweislast dafür, dass die Mietsache zum Zeitpunkt der Übergabe mangelhaft war, wenn er die ihm überlassene Sache als Erfüllung angenommen hat

(BGH, Urteil vom 20.10.2010 – VIII ZR 111/09;

BGH, Urteil vom 08.07.2009 – VIII ZR 200/08)

Um diesen Zustand bei Vertragsbeginn zu dokumentieren, dient das Übergabeprotokoll.

Hat der Mieter bei Vertragsschluss Kenntnis von einem Mangel, kann er sich gemäß § 536b BGB nicht auf eine Minderung der Miete berufen.

Nimmt er die Mietsache also ohne einen Vorbehalt an, so sind seine Rechte verloren.

In diesem Fall kann der Mieter in einem Übergabeprotokoll einen solchen Vorbehalt zur Wahrung seiner Rechte erklären.

Und der Vermieter kann wiederum zu seinen Gunsten mit einem vorbehaltlosen Übergabeprotokoll dokumentieren, wenn sich der Mieter bei Vertragsbeginn nicht auf einen Vorbehalt beruft.

1.2 Abnahmeprotokoll bei Vertragsende

Am Ende des Mietverhältnisses stellt sich die Frage, ob der Mieter die Mietsache in dem Zustand wieder zurückgibt, der vertraglich geschuldet ist. Mit einem Abnahmeprotokoll kann dieser Zustand zunächst dokumentiert werden, damit kein Streit entsteht, ob dieser oder jener Vertragsgegenstand zum Zeitpunkt der Rückgabe beschädigt oder in einem schlechten Zustand war.

2 Wer muss das Protokoll erstellen? Soll ein Zeuge hinzugezogen werden ?

Der Grundgedanke besteht darin, dass Vermieter und Mieter jeweils gemeinsam ein Protokoll aufsetzen und unterzeichnen.

Zu empfehlen ist immer, einen Zeugen hinzuzuziehen, der ebenfalls den festgestellten Zustand der Mieträume bestätigen kann. Dieser kann dann gebeten werden, zusätzlich die Richtigkeit des Protokolls schriftlich zu bestätigen oder zu unterzeichnen.

3 Muss ich als Mieter oder Vermieter ein Übergabe und Abnahmeprotokoll erstellen und unterzeichnen ?

Grundsätzlich ist niemand verpflichtet, ein Übergabe- oder Abnahmeprotokoll zu erstellen oder zu unterzeichnen. Etwas anderes gilt, wenn im Mietvertrag verpflichtend vereinbart wurde, dass jeweils gemeinsame Protokolle bei Vertragsanfang und Vertragsende zu erstellen sind.

Aber auch dann kann niemand dazu gezwungen werden, ein Protokoll zu unterzeichnen, dessen Inhalt er nicht zustimmt.

Grundsätzlich ist aber beiden Vertragspartnern zu empfehlen, jeweils auf eine sorgfältige Protokollierung der Übergabe und Rückgabe der Mietsache zu achten.

Die Erfahrung zeigt, dass die Vertragsparteien bei der Rücknahme der Mieträume in einem streitigen Mietverhältnis sehr emotionalisiert sein können und Unsicherheit besteht, was in welcher Form protokolliert werden muss und ob die Protokollierung am Ende auch unterzeichnet werden kann oder soll.

Im Folgenden wird unter anderem unterschieden zwischen den beiden Komponenten eines Protokolls:

- Soweit das Übergabeprotokoll lediglich beschreibend ist und der darin beschriebene Zustand der Mietsache richtig dokumentiert ist, kann es kein Fehler sein, eine solche Protokollierung zu bestätigen.

Daneben gibt aber immer wieder Versuche von Vermietern, in das Protokoll Verpflichtungserklärungen zulasten des Mieters aufzunehmen, etwa in der Art, dass sich der Mieter noch zur Beseitigung dieser oder jener Mängel verpflichte. Bei Unterzeichnung einer solchen Erklärung durch den Mieter ist Vorsicht geboten.

- Andererseits gibt es Erklärungen des Vermieters etwa in der Art, dass der Zustand eines Raumes oder einer Wohnung als „mangelfrei“ oder „in Ordnung“ protokolliert wird. Mit solchen Formulierungen verpflichtet sich der Vermieter, diesen Zustand als vertragsgemäß anzuerkennen und auf weitergehende Rechte gegenüber dem Mieter zu verzichten. Auch dem Vermieter ist zu raten, solche Erklärungen nicht vorschnell abzugeben.

Es besteht in der Regel kein Anlass, bei einem Rückgabetermin überstürzt zu handeln. Es genügt, wenn der Zustand der Vertragsräume dokumentiert wird. Die Parteien haben dann ausreichend Gelegenheit, sich rechtlich Gedanken darüber zu machen, ob noch Ansprüche aus dem Abnahmezustand hergeleitet werden sollen oder nicht.

Wenn es Anlass gibt, ein von der Gegenseite unterbreitete Protokoll nicht zu unterschreiben, empfiehlt es sich, ein eigenes Protokoll zu erstellen und dort von einem Zeugen die Richtigkeit des Protokolls bestätigen zu lassen, und zu vermerken, aus welchen Gründen die Unterzeichnung des von der Gegenseite vorbereiteten Protokolls abgelehnt wird.

Wird das eigene Protokoll von der Gegenseite nicht unterzeichnet, ist ebenfalls die Bestätigung der eigenen Protokollierung durch einen Zeugen dringend zu empfehlen.

4 Was sollte in einem Protokoll enthalten sein ?

Zu empfehlen ist, die Mietsache möglichst genau zu beschreiben. Je ausführlicher ein Protokoll gestaltet ist, desto höher ist sein späterer Beweiswert. Ein gutes Protokoll listet für jeden Raum die vor Ort getroffenen Feststellungen auf.

5 Welche rechtliche Bedeutung haben Übergabe- und Abnahmeprotokoll ?

In der Praxis kommt es immer wieder zu Unsicherheiten bei der Protokollierung und bei der Bewertung von Protokollen.

Das hängt vielfach damit zusammen, dass ein Protokoll unterschiedlich ausgestaltet und damit unterschiedliche Wirkungen entfalten kann. Im Wesentlichen können zwei Komponenten einer Protokollierung unterschieden werden. Die Feststellung des tatsächlichen Zustandes und/oder eine Festlegung der daraus abzuleitenden Rechtsfolgen.

(Michael J. Schmid, ZMR 1999, 405)

5.1 Dokumentation des tatsächlichen Zustandes der Vertragssache

Mit dem Übergabe-/Abnahmeprotokoll kann der tatsächliche Zustand der Vertragssache zu einem bestimmten Zeitpunkt, also entweder Zum Einzug oder zum Auszug dokumentiert werden.

(„Auf dem Parkettboden sind keine Kratzer feststellbar“ „Die Wände sind (frisch) in Weiss gestrichen“)

Das Protokoll gibt insoweit den die Gebrauchszeit des Mieters abschließenden Status wieder. Der Sinn des Protokolls liegt damit in der Bestandsaufnahme. Der Zweck liegt darin, späteren Streit über das Vorhandensein und die Art von Schäden am Mietobjekt zu vermeiden.

(BGH Urteil vom 10.11.1982 -VIII ZR 252/81; LG Potsdam, Urteil vom 26.02.2009 – 11 S 127/08 ).

Die aus der Feststellung des Ist-Zustandes folgenden sich ergebenden Verpflichtungen der Mietparteien müssen nicht in das Protokoll übernommen werden.

(LG Potsdam, Urteil vom 26.02.2009 – 11 S 127/08)

5.2 Rechtliche Erklärung oder rechtliche Bewertung

Von der Beschreibung des Vertragsgegenstandes sind rechtlich relevante Erklärungen zu unterscheiden.

In einem Protokoll können auch Erklärungen enthalten sein, die über die reiche Zustandsbeschreibung hinausgehen.

5.2.1 negatives Schuldanerkenntnis

Wenn der Vermieter bei Vertragsende mit einem Abnahmeprotokoll bescheinigt, dass die Räume als „in Ordnung“ zurückgenommen werden, so stellt dies keine Beschreibung des tatsächlichen Zustandes dar, sondern beinhaltet eine rechtlich relevante Erklärung, dass er die Räume als vertragsgemäß zurückgegeben ansieht. Eine solche Erklärung stellt ein negatives Schulanerkenntnis im Sinne des § 397 Abs. 2 BGB. Das negative Schuldanerkenntnis bewirkt, dass eine (mögliche) Schuld als nicht gegeben angesehen wird.

(LG Hamburg, Urteil vom 15.10.1998 – 327 S 79/98)

5.2.2 positives Schuldanerkenntnis

Ein Protokoll kann aber auch ein positives Schuldanerkenntnis enthalten. Ein positives Schuldanerkenntnis bewirkt, dass sich der Mieter oder Vermieter unmittelbar mit dem Protokoll zu einem bestimmten Tun oder Unterlassen verpflichtet.

Hat sich der Mieter in einem von ihm unterzeichneten Abnahmeprotokoll zur Ausführung bestimmter Arbeiten verpflichtet, handelt es sich um ein Schuldanerkenntnis, gegen das ihm bekannte oder infolge grober Fahrlässigkeit unbekannt gebliebene Einwendungen nicht mehr geltend gemacht werden können.

(LG Berlin, Urteil vom 02.05.2000 – 64 S 551/99)

Genauso kann auch eine Verpflichtung des Vermieters Protokoll aufgenommen werden, dass Ihnen unmittelbar bindet.

5.3 Das Protokoll ist danach auszulegen, ob es lediglich als Zustandsbeschreibung anzusehen ist oder ob bereits verbindliche Rechtserklärungen abgegeben werden.

In der Praxis kann es weitreichende Folgen haben, ob eine Protokollerklärung nur der Dokumentation dient oder rechtsverbindliche Erklärungen beinhaltet.

Nicht immer ist einem Protokoll klar zu entnehmen, ob die darin enthaltenen Erklärungen lediglich als Dokumentation zu verstehen sind, oder ob sie schon abschließende Rechtserklärungen beinhalten.

Ein Protokoll muss daher ausgelegt werden und dahin interpretiert werden, ob es entweder nur Dokumentation zu Beweiszwecken darstellt oder ob darin bereits darüber hinausgehende rechtliche Erklärungen enthalten sind.

Deshalb ist bei der Auslegung und Interpretation eine Einzelfallbetrachtung unter Berücksichtigung des Wortlautes des jeweiligen Protokolls und der übrigen Umstände vorzunehmen.

(Urteil des AG Halle (Saale) vom 24.02.2011 -93 C 3977/09)

Das zeigt, dass stets der Erklärungswert des Verhaltens des Vermieters beachtet werden muss, wenn eine „vorbehaltlose Abnahme“ in Frage steht. Der rechtliche Gehalt der Rückgabe einer Mietsache, die mit Feststellung ihres Zustands verbunden ist, ist daher durch Auslegung im Einzelfall zu ermitteln.

(Schmidt-Futterer/Streyl, Mietrecht, 10. Aufl., § 546 BGB Rdn. 55)

6 Sind die Feststellungen in einem Protokoll unumstößlich ?

In der Praxis stellt sich immer wieder die Frage, ob Schäden oder Mängel von einer Vertragspartei noch geltend gemacht werden können, auch wenn im Protokoll bestimmte Feststellungen hierzu gemacht oder nicht gemacht wurden.

6.1 Übergabeprotokoll

6.1.1 Zustandsdokumentation

Solange sich aus der Auslegung des Protokolls lediglich ergibt, dass in beschreibender Weise ein bestimmter Zustand dokumentiert werden sollte, so ist es denkbar, dass ein zunächst übersehener Zustand im Nachhinein reklamiert wird.

Ein detailliertes Übernahme-Protokoll führt zu einer Beweislastumkehr zulasten des Mieters hinsichtlich dort nicht erwähnter Schäden.

(AG Cham, Urteil vom 05.03.2010 – 8 C 647/08 )

Will sich der Mieter bei Vertragsende darauf berufen, dass ein bestimmter Schaden schon bei Vertragsbeginn vorhanden war, bleibt es ihm unbenommen, den Beweis zu führen, dass das Übergabeprotokoll unvollständig ist.

6.1.2 negatives oder positives Schuldanerkenntnis

Fraglich ist, ob es auch in einem Übergabeprotokoll bei Vertragsanfang rechtsverbindliche Erklärungen über den Zustand der Mietsache geben kann, die über einen beschreibende, dokumentierenden Inhalt hinausgehen sollen.

Das LG Lübeck hat bei einem im Übergabeprotokoll nicht erwähnten Mangel vor einer Überinterpretation des Übergabeprotokolls gewarnt, wenn man es im Sinne einer Bestandsaufnahme und als rechtsverbindliche Erklärungen über den Zustand der übergebenen Mietsache und einzelner Teile hiervon werten wollte.

(LG Lübeck, Urteil vom 27.06.2008 – 1 S 97/07)

6.2 Abnahmeprotokoll

6.2.1 Zustandsdokumentation

Solange sich aus der Auslegung des Protokolls lediglich ergibt, dass in beschreibender Weise ein bestimmter Zustand dokumentiert werden sollte, so ist es denkbar, dass ein zunächst übersehener Zustand im Nachhinein reklamiert wird.

Das wird angenommen, wenn ein Mangel bei der Rückgabe der Mietsache vom Vermieter nicht erkannt werden konnte.

(vergl. OLG Düsseldorf, Urteil vom 18.12.2003 -I-10 U 184/02)

So hat der BGH für die Gewerberaummiete entschieden, dass es für die Erkennbarkeit auf das Urteilsvermögen eines Fachmanns ankomme, ggfs. müsse der Vermieter einen Fachmann beiziehen. Dieser Grundsatz ist auf die Wohnraummiete jedoch nicht übertragbar, weil hier die Beiziehung eines Fachmannes unüblich ist. Letztlich trägt daher der Vermieter das Risiko von unentdeckten Schäden.

(BGH, Urteil vom 10.11.1982 -VIII ZR 252/81)

6.2.2 negatives oder positives Schuldanerkenntnis

6.2.2.1 negatives Schuldanerkenntnis des Vermieters

Der Mieter kann nur für solche Schäden verantwortlich gemacht werden, die in dem Protokoll vermerkt sind.

(OLG Celle, Urteil vom 16.07.1997 - 2 U 70/96).

Dabei gilt eine Ausnahme für solche Schäden, die nicht zu erkennen waren. So hat der BGH für die Gewerberaummiete entschieden, dass es für die Erkennbarkeit auf das Urteilsvermögen eines Fachmanns ankomme, ggfs. müsse der Vermieter einen Fachmann beiziehen. Dieser Grundsatz ist auf die Wohnraummiete jedoch nicht übertragbar, weil hier die Beiziehung eines Fachmannes unüblich ist. Letztlich trägt daher der Vermieter das Risiko von unentdeckten Schäden.

Ein protokolliertes negatives Schuldanerkenntnis ist in der Praxis unumstößlich. Da die Protokollierung gerade der Streitvermeidung dienen soll, ist es regelmäßig nicht anfechtbar oder rücknehmbar, wenn sich im Nachhinein dennoch ein Mangel zeigt.

(Lehmann-Richter, ZMR 2006, 833 - 838)

Durch das Protokoll soll zwischen den Parteien des Mietvertrags eine Auseinandersetzung über den Zustand der Mietsache vermieden werden. Rechtsgrund des negativen Anerkenntnisvertrags ist deshalb ein einseitig verpflichtender Streiterledigungsvertrag. Dieser Streiterledigungsvertrag kommt dabei genauso zustande wie der negative Anerkenntnisvertrag selbst, nämlich durch übereinstimmende Billigung des Inhalts des Rückgabeprotokolls.

(Lehmann-Richter, ZMR 2006, 833 - 838)

6.2.2.2 positives Schuldanerkenntnis des Mieters zur Durchführung von Mangelbeseitigungarbeiten (Schönheitsreparaturen)

Hat der Mieter – auch bei einem kurzfristigen Mietverhältnis von einem Jahr – in einem Wohnungsabnahmeprotokoll die Notwendigkeit von Schönheitsreparaturen anerkannt, kann er sich danach nicht darauf berufen, dass diese nicht erforderlich waren.

(LG Berlin, Beschluss vom 20.04.1999 – 64 S 408/98)

Das Schuldanerkenntnis schließt entsprechend seinem Zweck, Unsicherheiten über den Zustand der Wohnung nach Durchführung der Schönheitsreparaturen zu beseitigen, den Einwand des Beklagten aus, er habe alle Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt.

Denn das Anerkenntnis begründet auch dann eine Verbindlichkeit, wenn sich im Nachhinein herausstellt dass die anerkannte Schuld nicht besteht oder eine Einwendung oder Einrede gegenüber dem bestätigten Anspruch besteht.

(LG Berlin, Beschluss vom 20.04.1999 – 64 S 408/98)

6.3 Kein Protokoll

Auch wenn kein Protokoll erstellt wird, stellt sich die Frage, welche Rechtswirkungen das hat.

6.3.1 Ist der Umstand, dass kein Abnahmeprotokoll erstellt wird als negatives Schuldanerkenntnis des Vermieters anzusehen ?

Erstellt der Vermieter keine Abnahmeprotokoll, stellt sich die Frage, ob darin eine vorbehaltlose Abnahme und damit eine Verzichtserklärung (=negatives Schuldanerkenntnis) zu sehen ist.

Das ist aber nur der Fall, wenn das Verhalten des Vermieters bei der Rücknahme der Mietsache so verstanden werden darf, das er keine weiteren Nachforderungen mehr stellen werde.

Das OLG Hamm führt dazu aus, dass stets der Erklärungswert des Verhaltens des Vermieters beachtet werden muss, wenn eine „vorbehaltlose Abnahme“ in Frage steht.

Der rechtliche Gehalt der Rückgabe einer Mietsache, die mit Feststellung ihres Zustands verbunden ist, ist daher durch Auslegung im Einzelfall zu ermitteln.

Rechtsgrundlage des Abschneidens von Ansprüchen des Vermieters nach vorbehaltloser Rücknahme einer Mietwohnung kann im Einzelfall ein Erlassvertrag, eine Verzichtserklärung bzw. ein negatives Schuldanerkenntnis i.S. von § 397 Abs. 2 BGB sein, unter Umständen auch ein deklaratorisches Schuldanerkenntnis oder ein Verstoß gegen das Verbot widersprüchlichen Verhaltens gemäß § 242 BGB sein.

(OLG Hamm, Urteil vom 10.5.2012 I-28 U 166/11)